5 種常見的活動主辦類型服務經驗分享
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一、直銷壽險類
首先讓我印象最深刻最難忘的還是直銷壽險公司這類的主辦了,因為這類的主辦和參與的來賓通常都比較「奔放」一點,大部分他們會借場地都是拿來辦晉升頒獎典禮,或是派對活動用的,所以通常他們會有很多特殊或臨時追加的需求。
這類活動的音量也通常會非常高,人數也非常多,對於場地方然後又是負責維持現場的我來說,負擔還滿大的,光是進場或上廁所都有可能大排長龍,更不用論散場後的場地整理了,有的中間還會有用餐的,一場活動下來垃圾的製造量也是非常可觀的。
雖然說這類團體對現場人員的負擔很大,但對場地方的老闆來說卻是很愛的,因為直銷壽險團體通常預算很充足,他們是非常有能力去負擔各種場地的費用,雖然也有遇過不少還是會殺價的,不過因為他們本身產業的關係,收入就很不錯,而且從活動過程裡面的餐點或道具器材等,就可以知道他們比較沒有在省這些小錢的。
二、影視藝文劇團類
再來印象第二深刻的是劇團、電視節目製作等影視相關的藝文團體,他們特別的點在於,可以看到以往螢幕上不曾出現的私下真實樣貌,其實他們跟我們一般人一樣,工作都非常辛苦,也都是人,但是在螢幕前都要扮演好自己的角色。
另外這類的影視團體通常比較傳統,所以有的也會有所謂的「學長學弟制」,也就是階級感比較重,就有點像反正我很閒的【電影劇組 爆笑雷包】這部影片裡面演的那樣:老師罵製片、製片再罵妹妹。但大部分的階級制僅限於他們團體內部,對於場地方而言,以我自己的經驗,也不太會有什麼掃到颱風尾的情況,反而比較像是魚幫水水幫魚,讓我們場地方輕鬆方便,他們主辦方自己也比較好辦事,甚至我還有遇過對方主動一起幫忙訂便當的呢!
三、電商外商類
電商外商類的活動主辦特色有點類似直銷壽險,我指的是預算的部分,因為通常電商和外商都滿賺錢的,舉辦的活動通常會有像是說明會、年度大會、產品發表會等。而餐點、大圖、指引標示、贈品紀念品等也提供地很大方,基本上你能想到的東西都準備的非常到位。
如果是外商的話,比較容易遇到外國人,而我個人感覺電商和外商遇到女生主辦的機率似乎比較高一些,整體顏值來說也在水準之上,大部分相處起來的態度也是滿和善親切的,而且通常給人一種精實的感覺。
四、行銷整合公司類
這類行銷整合公司的活動類型就滿多的了,大部分他們也都是承接業主來承辦活動,算是一個中間商,常見的活動類型包括記者會、聚會活動、課程講座或展覽等其實都有,大部分其實還是看業主的原始需求而有所不同。
基本上行銷整合公司辦活動的經驗非常充足,人力也非常足夠,因此大部分不用擔心什麼情況,接洽起來的感覺也是非常正常,不會覺得刻意刁難或是雞蛋裡挑鋼筋水泥什麼的。比較特別的是他們通常會有自己器材道具等等的東西,事前有些大圖或物品可能會先寄來場地,活動辦完之後也可能會有寄放需求,這部分通常也都會有先談好,辦事也是非常精實有效率。
五、新創公司類
最後就是我自己最喜歡的創業圈相關的這類新創團隊主辦了,之所以說是我自己最喜歡的,主要是因為我比較喜歡新創公司的文化與價值觀,我個人比較不喜歡保守傳統的公司,但其實也都各有優缺。新創產業通常工作上都比較精實,做事效率高但還是很有彈性,通常新創圈的人也會給人一種開明開放的氛圍,也有可能是因為跟自己同性質的關係,會覺得比較好相處。新創圈的活動種類也是非常廣,從行銷課程、創業競賽、社群聚會,到自媒體創作者或 App 開發者等各種領域都會有。
總結
以上的觀察,主要是想和大家分享我在活動場地的實際工作經驗,讓大家可以對活動空間產業的內容有個大致的了解。
其實在我剛進入這一行工作的時候,很多東西都不太熟悉,也不太會分辨每種主辦的特性,因此總是吃力不討好。而在工作幾年後,有了上百場現場活動的執行經驗之後,就比較能找到每種主辦的痛點和爽點是什麼了!也往往在正確命中客人需求的時候,可以換來主辦方的一句讚美或感謝,甚至是一個點頭微笑致謝,而我想這就是所謂的專業的價值吧!
最後希望每個人都能從自己的工作中累積出自己的價值與成就感,今天的分享就到這邊,如果還想知道什麼其他活動場地有關的問題,也可以在下面留言給我哦!
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